DATENSCHUTZERKLÄRUNG
SCHOOL-APP

GÜLTIG AB 17. JANUAR 2020

1. Einleitung
Diese Datenschutzerklärung erläutert wie die AVDIS AG (nachfolgend AVDIS, wir oder uns), im Zusammenhang mit der SchoolApp, Personendaten erhebt und bearbeitet. Diese Erläuterung ist nicht abschliessend; allenfalls regeln allgemeine Geschäftsbedingungen, Teilnahmebedingungen und ähnliche Dokumente spezifische Sachverhalte. Als Personendaten bezeichnet werden alle Angaben, die sich auf eine bestimmte oder bestimmbare Person beziehen.

  • Diese Datenschutzerklärung ist auf die EU Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) abgestimmt.
    Obwohl die DSGVO eine Regulierung der Europäischen Union ist und das schweizerische Pendant noch nicht rechtsverbindlich ist, nehmen wir diese Bestimmungen ernst und sind darauf vorbereitet.
  • Diese Datenschutzerklärung entspricht im Weiteren den Rahmenbedingungen des Gesetzes über die Information und den Datenschutz des Kanton Zürich
    (IDG, LS 170.4).

Um die SchoolApp im Auftrag der Schule betreiben zu können, braucht AVDIS gewisse persönliche Daten über Kinder, Eltern, Lehrer, der Schulleitung usw. Diese Daten werden entweder von der Schule oder von den Eltern erfasst. Daten werden nur zum Betrieb der SchoolApp bearbeitet und unter keinen Umständen zweckentfremdet. Welche Personendaten speichern wir und wie werden diese Daten verwendet?

  1. Es werden keine personenbezogenen Daten an Dritte weitergegeben! Ihre personenbezogenen Daten, die Sie uns zur Verfügung stellen, werden von uns weder verkauft oder vermietet noch gehandelt.
  2. Unsere Datenzentren entsprechen der europäischen Datenschutzverordnung.
  3. Selbstverantwortung – AVDIS appelliert an den gesunden Menschenverstand und fordert die Benutzer der App (Schulleiter, Lehrpersonen, etc.) auf, heikle Themen aus Respekt gegenüber dem/den betroffenen Kind/ern nach wie vor unter vier Augen zu besprechen.

2. Verantwortlicher Datenschutzbeauftragter
Wenn Sie datenschutzrechtliche Fragen oder Anliegen haben, sind wir unter dieser Adresse erreichbar:

AVDIS AG
Gehrenstegweg 4
8810 Horgen – Schweiz
Tel: +41 44 718 77 44
Mail: info@avdis.ch

3. Umfang und Zweck der Bearbeitung personenbezogener Daten
Personendaten, die wir im Rahmen unserer Geschäftsbeziehung mit unseren Kunden erhalten oder die wir beim Betrieb unserer Websites, Apps und weiteren Anwendungen von deren Nutzern erheben, werden nur intern gebraucht und nicht weiter gegeben.

3.1. Personendaten beim Besuch von AVDIS – schoolApp
Wenn Sie ohne weitere Angaben unsere SchoolApp verwenden oder sich auf den Seiten www.avdis.ch oder https://(ihreschule).synapp.ch aufhalten, protokollieren die von uns eingesetzte Dienste automatisch allgemeine technische Besuchsinformationen in sogenannten Log-Dateien. Dazu zählen unter anderem:

  1. die IP-Adresse des verwendeten Geräts, von welchem aus der Besuch erfolgt
  2. Angaben zum Browsertyp und zum verwendeten Betriebssystem
  3. welche Funktionen bei uns aufgerufen wurden
  4. Version der eingesetzten App
  5. der Zeitpunkt und die Dauer des Besuchs

Die Speicherung und Verarbeitung dieser Informationen erfolgt zum Zweck, die Systemsicherheit und -stabilität zu gewährleisten, die Nutzung unserer Angebote und Dienste zu analysieren und zu internen statistischen Zwecken. Eine Identifikation des Nutzers findet für diese Auswertungen dabei nicht statt.

3.2. Personendaten bei der Registrierung eines Nutzerkontos
Für zugangsgeschützte Bereiche ist die Registrierung und damit die Einrichtung und Verifizierung eines Nutzerkontos erforderlich. Dabei ist die Eingabe bestimmter Personendaten erforderlich. Mit der Registrierung willigt der Nutzer die Erhebung, Verarbeitung und Nutzung der personenbezogenen Daten durch AVDIS oder der als Lizenznehmerin hinterlegten Schule im Namen und Auftrag von AVDIS im Einklang mit der vorliegenden Datenschutzerklärung ein.
Bei den Nutzern wird zwischen folgenden Rollen unterschieden: Aktive Nutzer (Lehrpersonen, Schulverwaltung usw.), Schüler und Eltern. Folgenden Daten werden erfasst:

Aktive Nutzer
(Schule)
Schüler Eltern
Vor- und Nachname Ja Ja Ja
Geburtsdatum Nein Nein Nein
E-Mail-Adresse (Benutzername) Ja Ja Ja
Passwort (vom Nutzer erstellt) Ja Ja Ja
Verbundene Klassen Ja Ja Ja
Telefonnummer Optional Optional Optional
Adresse Optional Optional Optional

Personenbezogene Daten der aktiven Nutzer, Kinder und Eltern sind nur innerhalb der administrativen Oberfläche der Schule ersichtlich. Dabei handelt es sich normalerweise um die Schulverwaltung, die Lehrpersonen sowie, falls die Schule das wünscht, die Eltern und Schüler, welche mit einer Klasse verbunden sind. Nutzer, die eine Telefonnummer angeben, können selbst bestimmen, ob andere Eltern/Schüler die Nummer sehen dürfen.

3.3. bei der Nutzung von der SchoolApp als registrierter Nutzer
Während der Nutzung von der SchoolApp durch die registrierten Nutzer, erheben wir Daten aus statistischen Gründen, einerseits um die reibungslose Funktionsfähigkeit der App zu ermöglichen, andererseits zur Analyse, Optimierung und Personalisierung der Nutzung von SchoolApp.

4. Beim Vertragsabschluss mit AVDIS
Wenn die Schule mit AVDIS einen Vertrag abschliesst, ist die Angabe von Daten wie beispielsweise Vor- und Nachnamen, Adresse (vollständige Postadresse, PLZ, Ort) und allenfalls weiteren Daten zwingend, da wir diese für die Abwicklung des Vertrages mit Ihnen benötigen. Wir speichern Informationen zu Ihren aktuellen und bisherigen Lizenzen und Vertragsabschlüssen.

5. Cookies / Tracking und andere Technologien
Cookies helfen, Ihren Besuch auf unserer Webseite einfacher, angenehmer und sinnvoller zu gestalten. Cookies sind Informationsdateien, die Ihr Webbrowser automatisch auf der Festplatte Ihres Computers speichert, wenn Sie unsere Internetseite besuchen oder App benutzen. Wir nutzen Cookies, damit Sie Benutzereinstellungen speichern (z.B. Sprache, Autologin) und damit wir besser verstehen, wie Sie unsere Angebote und Inhalte nutzen. Unsere SchoolApp lässt sich grundsätzlich auch ohne die Annahme von Cookies nutzen, allerdings können dann einzelne Funktionalitäten eingeschränkt sein. Alle Passwörter sind nicht in Klartext gespeichert und können nicht gelesen werden.

Wir bauen in unseren Newslettern und sonstigen Marketing-E-Mails teilweise Elemente ein, durch deren Abruf von unseren Servern wir feststellen können, ob und wann Sie die E-Mail geöffnet haben, damit wir auch hier messen und besser verstehen können, wie Sie unsere Angebote nutzen und sie auf Sie zuschneiden können.
Wir verwenden auf unserer Website Google Analytics oder vergleichbare Dienste. Diese Dienstleistung von Dritten benützen wir um die Nutzung der Website (nicht personenbezogen) messen und auswerten zu können. Dazu werden Cookies benutzt, die der Dienstleister setzt. Der Dienstleister erhält von uns keine Personendaten. Soweit Sie sich beim Dienstleister selbst registriert haben, kennt der Dienstleister Sie auch. Die Bearbeitung Ihrer Personendaten durch den Dienstleister erfolgt dann in Verantwortung des Dienstleisters nach dessen Datenschutzbestimmungen. Uns teilt der Dienstleister lediglich mit, wie unsere Website genutzt wird (keine Angaben über Sie persönlich).

6. Datenweitergabe und Datenübermittlung ins Ausland
Personendaten, die wir im Rahmen unserer Geschäftsbeziehung mit unseren Kunden erhalten oder die AVDIS beim Betrieb der Website, der App und weiterer Anwendungen von deren Nutzern erheben, werden nur intern gebraucht und nicht an Dritte weiter gegeben.
Die App wird in drei Bereiche aufgegliedert:

  • die Datenbank
  • die Bearbeitung der Inhalte mittels geschützter Browseroberfläche
  • die aus der Datenbank generierte Darstellung der Inhalte innerhalb der App.

Zur Bereitstellung und zum Betrieb der Webseite und der App arbeiten wir mit anderen Unternehmen oder Personen in der Schweiz zusammen, beziehungsweise beauftragen andere Unternehmen oder Personen in der Schweiz mit der Bearbeitung und Speicherung von Daten. Diese haben keinen Zugang auf Ihre personenbezogenen Daten oder Nutzungsdaten. Die Anforderungen an eine Datenbearbeitung durch Dritte richtet sich nach dem Gesetz über die Information und den Datenschutz des Kanton Zürich (IDG, LS 170.4, § 6).
Bei einem Verkauf der AVDIS, einer Fusion oder sonstigen Reorganisation einiger oder aller Vermögenswerte unseres Unternehmens werden keine personenbezogene Daten als Teil dieser Transaktion oder Reorganisation übertragen, verkauft oder anderweitig mit Dritten geteilt werden.

7. Dauer der Aufbewahrung von Personendaten
solange es für die Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten für die mit der Bearbeitung verfolgten Zwecke erforderlich ist, verarbeiten und speichern wir Ihre Personendaten. D.h. also zum Beispiel, für die Dauer der gesamten Geschäftsbeziehung (von der ersten Kontaktaufnahme, der Abwicklung bis zur Beendigung eines Vertrags), sowie darüber hinaus gemäss den gesetzlichen Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten. Für betriebliche Daten (z.B. Systemprotokolle, Logs), gelten grundsätzliche kürzere Aufbewahrungsfristen von zwölf Monaten oder weniger. Logfiles der Schule werden gemäss den Wünschen der Schule gespeichert. Die Schule definiert die Aufbewahrungsdauer.

8. Datensicherheit
Wir verwenden geeignete technische und organisatorische Sicherheitsmassnahmen, um Ihre bei uns gespeicherten persönlichen Daten gegen unbeabsichtigte, rechtswidrige oder unberechtigte Manipulation, Löschung, Veränderung, Zugriff, Weitergabe oder Benutzung und gegen teilweisen oder vollständigen Verlust zu schützen. Wir passen unsere Sicherheitsmassnahmen entsprechend der technologischen Entwicklung fortlaufend an.
Nach Ihrer Registrierung ist der Zugang zum Benutzerkonto jeweils nur nach Eingabe Ihres persönlichen Passwortes möglich. Die Zugangsinformationen sollten Sie stets vertraulich behandeln.

9. Rechte und Pflichten der Nutzer
Sie haben im Rahmen des auf Sie anwendbaren Datenschutzrechts, soweit darin vorgesehen (wie etwa im Falle der DSGVO), das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung und auf Einschränkung der Datenbearbeitung. Im Weiteren haben Sie das Recht auf Widerspruch gegen unsere Datenbearbeitungen sowie auf Herausgabe gewisser Personendaten zwecks Übertragung an eine andere Stelle (sog. Datenportabilität).
Nutzer haben jederzeit das Recht, die Einwilligung zur Nutzung ihrer Daten zu widerrufen. Für den Widerruf genügt ein E-Mail an info@avdis.ch in dem der Nutzer die im Zuge der Registrierung verwendete E-Mail- Adresse angibt.
Wenn Sie uns Personendaten anderer Personen (z.B. Familienmitglieder, Daten von Arbeitskollegen) zur Verfügung stellen, stellen Sie bitte sicher, dass diese Personen die vorliegende Datenschutzerklärung kennen und teilen Sie uns deren Personendaten nur mit, wenn Sie dies dürfen und wenn diese Personendaten korrekt sind.
Abgesehen von den vorstehend beschriebenen Weitergaben, geben wir Ihre personenbezogenen Daten nur weiter, wenn Sie ausdrücklich eingewilligt haben, hierfür eine gesetzliche Verpflichtung besteht oder dies zur Durchsetzung unserer Rechte, insbesondere zur Durchsetzung von Ansprüchen aus dem Vertragsverhältnis, erforderlich ist.
Jede betroffene Person hat überdies das Recht, ihre Ansprüche gerichtlich durchzusetzen oder bei der zuständigen Datenschutzbehörde eine Beschwerde einzureichen. Die zuständige Datenschutzbehörde der Schweiz ist der Eidgenössische Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragte (http://www.edoeb.admin.ch).

10. Haftungsausschluss
AVDIS ist sich der Sensibilität dieser Daten bewusst und nimmt die Verantwortung des Datenschutzes und der Umsetzung des Bundesgesetzes über den Datenschutz wahr. Die Mitarbeiter von AVDIS handeln nach dem Grundsatz dieser Datenschutzerklärung und gehen mit den Daten gewissenhaft und vertraulich um. AVDIS hat jedoch keinen Einfluss auf den Inhalt der Mitteilungen, welche über ihre Plattform ausgetauscht werden und übernimmt bezüglich übermittelten Inhalten sowie der Einhaltung der Datenschutzbestimmungen durch die Nutzer keine Haftung.

11. Aktualität und Änderungen der Datenschutzbestimmungen
Eine Änderung dieser Datenschutzerklärung ist nur mit Zustimmung des Vertragspartners möglich. Es gilt die jeweils aktuelle, auf unserer Website publizierte Fassung. Die jeweils aktuellen Datenschutzbestimmungen können zudem jederzeit auf unserer Webseite von Ihnen abgerufen und ausgedruckt werden.